IMPLEMENTACIÓN Y PUESTA EN MARCHA

IMPLEMENTACIÓN Y PUESTA EN MARCHA

Plan de implementación

En esta etapa se ejecutan las ideas propuestas en el proyecto, en tal sentido los usuarios tienen una participación fundamental en la realización del mismo. Se trata de automatizar los procesos mejorados por ejemplo: Toma de pedido, pagos con tarjeta de crédito y débito, arqueo de caja, alquiler de habitación, data de clientes y proveedores, registro en contabilidad, etc. Todos estos procesos los deberá integrar el software de tal manera que todas las diferentes áreas estén interrelacionadas. Pues cuando se quiera registrar una toma de pedido, automáticamente irá al área contable, y el pago es por tarjeta también quedará registrado. E incluso la comanda realizada por el cliente directamente desde su habitación.

El equipo del proyecto deberá tener en cuenta que se enfrenta al conflicto de poder manejar los intereses contrapuestos de cuatro variables: alcance, tiempo, costos y calidad. Estas cuatro variables se consideran en todo el ciclo, pero con mayor énfasis en esta etapa pues es aquí donde el desarrollo del ERP llega casi a su totalidad.  Y es fundamental conservar la reputación del equipo del proyecto.

La gestión sistemática de los procesos de negocio,  se deben modelar, automatizar, y optimizar de forma continua, es decir hará todos los procesos mencionados anteriormente en menor tiempo, pero implica mayor coste, esto deberá ser comparado con el presupuesto disponible junto con la gerencia.

Se contemplara el desarrollo de un programa piloto, capaz de cumplir las expectativas sobre inducción e introducción de los empleados a los nuevos sistemas integrados de tal forma de incentivar la participación de ellos dentro de la organización, la idea es dedicarle pocas semanas y de esta forma también contrastamos el funcionamiento adecuado en función a los objetivos iniciales planteados, alineado obviamente al plan estratégico de la empresa.

Es imprescindible establecer un cronograma detallado de las actividades a ejecutar, en nuestro caso. En primer lugar Analizaremos las proformas de nuestros posibles proveedores informáticos, para que se ajuste al presupuesto de la empresa, la idea no es excederlo y poner un sistema acorde a las necesidades urgentes de la empresa. Luego capacitar a los usuarios empleados de los 2 locales (restaurants y hoteles), hacer un seguimiento de las acciones del programa de tal forma que se puedan identificar las ineficiencias y con prontitud poder darle una solución inmediata y factible para mejorar el servicio de los clientes. Como nosotros estamos proponiendo el servicio web a través de negocios de línea de telefónica, entonces el primer paso a cometer es firmar el contrato con todo el paquete completo del servicio e invitar a un consultor de Telefónica para la capacitación del personal.

Requerimientos de hardware y su presupuesto de compra e instalación

El hardware que se necesitará serán 2 equipos de computo con pantalla táctil que su costo mínimo sería de S/. 3,000 nuevos soles; y costo de la instalación correrá por parte de los proveedores, no se incluirá el costo de la instalación de Internet porque “Espada” ya posee dicho servicio en su hogar (que se encuentra en el segundo piso de “Espada 2”).

Requerimientos,  plan de entrenamiento a los usuarios y plan de inicio de operaciones

En cuanto al ERP no se necesitará de entrenamiento a los dos usuarios (uno para cada restaurant) ya que el entrenamiento está incluido en la adquisición del Software. Además los mismos proveedores podrán resolver cualquier consulta On-Line o de ser el caso mandarán a algún representante.

Para subir los datos al sistema como por ejemplo: inventario de suministros, clientes, proveedores, mesas, mozos, etc., lo podrá hacer los mismo usuarios previo asesoramiento de los proveedores del Software, teniendo en cuenta que estará en constantes actualizaciones, para que así el ERP corra con eficacia.

La única asesoría que recibiese los dueños de “Espada” sería la del equipo encargado de hacer correr este proyecto presentado.

Estrategia de mantenimiento del sistema

El mantenimiento del sistema es On-line, asesorados siempre por el proveedor Prosicar, las actualizaciones son anuales. No se necesitará de personal especializado para el mantenimiento del ERP o un área en específico; como ya se explicó es un sistema de manejo sencillo.

Por lo que respecta a la página web tampoco se requiere de un área o un personal encargado de su mantenimiento ya que las actualizaciones las puede hacer el mismo dueño, todo esto debido a que negocios en línea ha simplificado su uso sin necesidad de programas instalador, o demás herramientas que puedan hacerlo parecer complicado para el usuario.

Presupuesto general final, detallado y consolidado

Requerimiento	Cantidad en nuevos soles
2 Equipo de Computo pantalla Táctil	3000
ERP Prosicar Restaurant Bar 3.3.	660
Página Web – Negocio en Línea	708
Asesoramiento para el ERP y Web	1500
Total	5868

Justificación económica de la implementación de este sistema

Como se ha explicado anteriormente, si comparamos lo que la empresa recibe al año (S/. 180,000 nuevos soles) versus la inversión inicial única (S/. 5,868 nuevos soles), teniendo en cuenta  que en el segundo año disminuiría y sería S/. 859 nuevos soles; lo que representa el 0.47% de los ingresos netos anuales; podremos decir que la inversión es razonable considerando que los ingresos pueden aumentar gracias a la eficacia en sus operaciones (las que mejoraría el ERP) y a la promoción hecha en el sitio web y redes sociales.