ANÁLISIS DESDE EL PUNTO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Consideraciones de rediseño organizacional
Debido a que la Espada se encuentra en crecimiento en ventas, por el aumento de turismo en Máncora, el control se hace cada vez menos posible por lo que se ha considerado que debe optimizar sus operaciones clave como:
· La toma de un pedido, ya que no se tiene control de qué y cuanto es lo que han pedido por mesa.
· La facturación, este proceso está demorando más de lo debido por lo que puede incomodar al cliente.
· Control de suministros utilizados para los servicios de Restaurant y menaje del Hotel.
Análisis de las funciones y procesos
Registro de Suministros: Inventarios
Restaurant “Espada” no cuenta con un sistema de inventarios que le permita saber cuál es su stock inicial, las compras realizadas y su consumo; de esta manera poder obtener a fin de cada periodo su stock final y saber qué cantidad debe comprar para el siguiente periodo con la finalidad de no stockearse. Además que le permita hacer seguimiento de la materia prima para evitar los robos.
Un registro de los productos que brinda a sus clientes, es decir, un catálogo donde nos muestra la descripción del producto, su precio, código del proveedor de éste, etc.
Compras a proveedores
“Espada” no cuenta con un registro de compras que le permita saber el saldo de materia prima con que se cuenta lo que le impide determinar la cantidad de materia a comprar.
El software le permite mantener un registro de cada compra además de enlazar al proveedor a la hoja de registro para contactarlo automáticamente.
Identificación de las operaciones/transacciones básicas por áreas
Toma de Pedido a la carta y Facturación
Habitualmente para la compra de un plato típico el cliente llama al mozo, y este le enseña la carta del menú y le comunica qué platos se encuentran disponibles, el cliente hace el pedido y después le trae el plato. Ya que ellos no cuentan con ningún sistema no tienen control de los platos vendidos, siendo el único medio de seguimiento las facturas o boletas emitidas.
Con este software lo que se quiere es tener un registro de los clientes frecuentes y de los platos más vendidos, y por lo tanto se podrá administrar de manera más eficiente los suministros de estos platos.
Alquiler de Cuarto de Hotel y Facturación
Sabemos que “Turismo Hotel Restaurant Espada” cuenta con un hotel ubicado cerca a las instalaciones del restaurant principal, el cual tampoco cuenta con un Software que le permita tener mayor control acerca de las habitaciones disponibles, ni de los clientes frecuentes.
Normalmente un cliente se acerca a caja y solicita una habitación este tiene que decirle al dueño si cuenta con habitación disponible, espera la respuesta de este, y le confirma la habitación disponible.
Descripción de procesos críticos a través del diagrama en bloque
Proceso: Toma de pedido a la Carta
Proceso: Alquiler de cuarto
Modelado del Sistema (descriptivo, que quisiéramos que haga el sistema)
Lo que se quiere del sistema es que pueda ordenar datos valiosos para “ESPADA” como:
ü ¿Cuánto se tiene de inventario de Mariscos, Conchas Negras, etc.?
ü ¿Qué plato sale más en temporada alta, temporada baja, etc.?
ü ¿Cuál es el promedio de habitaciones alquiladas al mes?
ü ¿Cuánto se factura al día? Ya que no siempre la caja cuadra.
Para ordenarlos e interpretarlos y así generar información que pueda ser utilizada de manera útil por los propietarios. Por lo tanto el sistema debe poder:
ü Clasificar los pedidos por mesa.
ü Tener un ítem que permita visualizar el comedor.
ü Tener control de inventarios de suministros.
ü Clasificar principales, proveedores, clientes, etc.
ü Generar reportes.
Con esta información que será expresada en reportes podrá ser interpretada por los dueños y así optimizar la toma de decisiones.
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