LINKS CONSULTADOS y HERRAMIENTAS UTILIZADAS

BIBLIOGRAFÍA Y LINKS CONSULTADOS

1. http://www.prosicar.com
2. http://www.negocioenlinea.com
3. http://www.vivamancora.com

HERRAMIENTAS UTILIZADAS

1. Word
2. Excel
3. Blogger
4. Prosicar Bar Restaurant 3.3
5. Paint
6. Negocio en Linea

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

• El buen y adecuado trato de la información valiosa de tal forma que así se mejoraran los procesos administrativos.
• Ofrecer una mejor ventaja competitiva, como la variedad y disponibilidad de servicios y el trato al cliente y también potenciarlas.
• Brindar una atención inmediata a las necesidades de los clientes y poder brindarles confort en las instalaciones tanto del restaurant como del hotel.
•  Incentivar y promover las buenas relaciones con los proveedores y con clientes exclusivos.
• Disminuir el tiempo de los procesos, principalmente en el de facturación que muchas veces se demora y se torno fastidioso para los clientes.
• Tener un buen control de inventarios y toma de pedidos por ejemplo en las comandas y las reservaciones por ello con el software que proponemos se podrá permitir gestionar con facilidad este tipo de procesos.
• Aumentar la publicidad y promoción de tal forma que se genere trafico en la web, esto permitirá tener un mayor acceso de turistas interesados en descubrir y explorar Mancora.
• Permitir un mejor y eficiente sistema de inventarios que le permita a la empresa saber cuál es su stock inicial, las  compras realizadas y su consumo; de esta manera poder obtener a fin de cada periodo su stock final y saber qué cantidad debe comprar para el siguiente periodo con la finalidad de no stockearse.
• Registrar a los clientes frecuentes y de los platos más vendidos, y por lo tanto se podrá administrar de manera más eficiente los suministros de estos platos y el servicio.

IMPLEMENTACIÓN Y PUESTA EN MARCHA

IMPLEMENTACIÓN Y PUESTA EN MARCHA

Plan de implementación

En esta etapa se ejecutan las ideas propuestas en el proyecto, en tal sentido los usuarios tienen una participación fundamental en la realización del mismo. Se trata de automatizar los procesos mejorados por ejemplo: Toma de pedido, pagos con tarjeta de crédito y débito, arqueo de caja, alquiler de habitación, data de clientes y proveedores, registro en contabilidad, etc. Todos estos procesos los deberá integrar el software de tal manera que todas las diferentes áreas estén interrelacionadas. Pues cuando se quiera registrar una toma de pedido, automáticamente irá al área contable, y el pago es por tarjeta también quedará registrado. E incluso la comanda realizada por el cliente directamente desde su habitación.

El equipo del proyecto deberá tener en cuenta que se enfrenta al conflicto de poder manejar los intereses contrapuestos de cuatro variables: alcance, tiempo, costos y calidad. Estas cuatro variables se consideran en todo el ciclo, pero con mayor énfasis en esta etapa pues es aquí donde el desarrollo del ERP llega casi a su totalidad.  Y es fundamental conservar la reputación del equipo del proyecto.

La gestión sistemática de los procesos de negocio,  se deben modelar, automatizar, y optimizar de forma continua, es decir hará todos los procesos mencionados anteriormente en menor tiempo, pero implica mayor coste, esto deberá ser comparado con el presupuesto disponible junto con la gerencia.

Se contemplara el desarrollo de un programa piloto, capaz de cumplir las expectativas sobre inducción e introducción de los empleados a los nuevos sistemas integrados de tal forma de incentivar la participación de ellos dentro de la organización, la idea es dedicarle pocas semanas y de esta forma también contrastamos el funcionamiento adecuado en función a los objetivos iniciales planteados, alineado obviamente al plan estratégico de la empresa.

Es imprescindible establecer un cronograma detallado de las actividades a ejecutar, en nuestro caso. En primer lugar Analizaremos las proformas de nuestros posibles proveedores informáticos, para que se ajuste al presupuesto de la empresa, la idea no es excederlo y poner un sistema acorde a las necesidades urgentes de la empresa. Luego capacitar a los usuarios empleados de los 2 locales (restaurants y hoteles), hacer un seguimiento de las acciones del programa de tal forma que se puedan identificar las ineficiencias y con prontitud poder darle una solución inmediata y factible para mejorar el servicio de los clientes. Como nosotros estamos proponiendo el servicio web a través de negocios de línea de telefónica, entonces el primer paso a cometer es firmar el contrato con todo el paquete completo del servicio e invitar a un consultor de Telefónica para la capacitación del personal.

Requerimientos de hardware y su presupuesto de compra e instalación

El hardware que se necesitará serán 2 equipos de computo con pantalla táctil que su costo mínimo sería de S/. 3,000 nuevos soles; y costo de la instalación correrá por parte de los proveedores, no se incluirá el costo de la instalación de Internet porque “Espada” ya posee dicho servicio en su hogar (que se encuentra en el segundo piso de “Espada 2”).

Requerimientos,  plan de entrenamiento a los usuarios y plan de inicio de operaciones

En cuanto al ERP no se necesitará de entrenamiento a los dos usuarios (uno para cada restaurant) ya que el entrenamiento está incluido en la adquisición del Software. Además los mismos proveedores podrán resolver cualquier consulta On-Line o de ser el caso mandarán a algún representante.

Para subir los datos al sistema como por ejemplo: inventario de suministros, clientes, proveedores, mesas, mozos, etc., lo podrá hacer los mismo usuarios previo asesoramiento de los proveedores del Software, teniendo en cuenta que estará en constantes actualizaciones, para que así el ERP corra con eficacia.

La única asesoría que recibiese los dueños de “Espada” sería la del equipo encargado de hacer correr este proyecto presentado.

Estrategia de mantenimiento del sistema

El mantenimiento del sistema es On-line, asesorados siempre por el proveedor Prosicar, las actualizaciones son anuales. No se necesitará de personal especializado para el mantenimiento del ERP o un área en específico; como ya se explicó es un sistema de manejo sencillo.

Por lo que respecta a la página web tampoco se requiere de un área o un personal encargado de su mantenimiento ya que las actualizaciones las puede hacer el mismo dueño, todo esto debido a que negocios en línea ha simplificado su uso sin necesidad de programas instalador, o demás herramientas que puedan hacerlo parecer complicado para el usuario.

Presupuesto general final, detallado y consolidado

Requerimiento	Cantidad en nuevos soles
2 Equipo de Computo pantalla Táctil	3000
ERP Prosicar Restaurant Bar 3.3.	660
Página Web – Negocio en Línea	708
Asesoramiento para el ERP y Web	1500
Total	5868

Justificación económica de la implementación de este sistema

Como se ha explicado anteriormente, si comparamos lo que la empresa recibe al año (S/. 180,000 nuevos soles) versus la inversión inicial única (S/. 5,868 nuevos soles), teniendo en cuenta  que en el segundo año disminuiría y sería S/. 859 nuevos soles; lo que representa el 0.47% de los ingresos netos anuales; podremos decir que la inversión es razonable considerando que los ingresos pueden aumentar gracias a la eficacia en sus operaciones (las que mejoraría el ERP) y a la promoción hecha en el sitio web y redes sociales.

PÁGINA WEB: www.espada.negocioenlinea.com

PÁGINA WEB: http://www.espada.negocioenlinea.com/

Consideraciones de diseño

Nosotros nos hemos inclinado por proponer a la empresa una solución integral a través de un convenio con Telefónica Negocios que permitirá a esta Mype crear y administrar su propia página Web fácil y rápidamente, ya que Negocio en línea cuenta con una galería de más de 2,000 diseños, para construir  la página Web de acuerdo a sus necesidades primordiales. Cabe precisar que estos diseños han sido desarrollados con tecnología HTML y Flash que permiten subir imágenes y videos, tal cual lo hemos aplicado. Además te permite:

·         Actualización de la información al instante.

·         Publicidad de la Web en buscadores y redes sociales.

·         Incluye cuentas de correo electrónico con dominio propio y Webmail, en este caso el dominio principal es el de veracanchucaja@gmail.com, de tal forma que el cliente pueda enviar su opiniones y sugerencias para mejorar el servicio, incluso si este lo ve conveniente hacer una reserva ya que la idea del correo sea revisado constantemente para atender a los clientes. Hay que precisar que este correo es momentáneo hasta  cuando se  firme el contrato recién Telefónica brindara el dominio de: espada@minegocio.com.

·         Tienda virtual para vender en Internet (E-commerce), pero para efectos del caso no es trascedente aplicarlo en el negocio, probablemente a un tiempo medianamente prudente se pueda permitir el pago a través de la web con tarjetas de crédito o debito  para las reservaciones de los clientes en temporadas altas como suele suceder en año nuevo en donde las playas del norte suelen verse abarrotadas y los negocios hoteleros no son capaces de atender esta demanda. Lo importante para la empresa en estos momentos es mejorar aun más el servicio de delivery que insipientemente se esta haciendo conocer en Máncora.

·         Reporte estadístico de visitas de tu página Web.

Lo rescatable de este nuevo proyecto es que todas estas aplicaciones son brindadas por el mismo proveedor, de tal forma que ante cualquier problema se acuda a este para su respectiva solución.

Detalle según lo visto en clase

A nuestro sitio web está conformado por los siguientes ítems:

ü  Quienes Somos: Que básicamente habla de la Historia, Misión y Visión de “Espada”.

ü  Imágenes: De los platos e instalaciones.

ü  Actividades: Se detalla el servicio de Restaurant y Hotel.

ü  Tarifas: Mencionar las Tarifas y promociones.

ü  Reservas: Que se harán llegar al correo electrónico de la empresa.

ü  Links: Facebook y videos de Máncora.

ü  Contacto: Donde podremos recibir la opinión de nuestros visitantes y que llegarán también al correo electrónico.

ü  Noticias: Relacionadas a Máncora

ü  Además posee sistemas de búsqueda.

Como sabemos el usuario no se limita a buscar y encontrar la información de un modo pasivo, sin intervenir. Por lo que esta página permitirá Interactividad permitiendo tener una comunicación activa entre el usuario e “Espada”. La integración del Facebook ha permitido que la empresa tenga un contacto más cercano con el cliente, como podemos ver:

Como se puede observar aquí encontramos información valiosa en cuanto al Hotel que puede ser utilizada para generar conocimiento útil para el Dueño e ir conociendo cuáles son las preferencias, las temporadas altas, etc.

Planes

El plan más cómodo que se adecúa a la empresa sería el de S/. 59 soles mensuales, teniendo en cuenta los siguientes beneficios:

• Panel de control : Herramienta on-line para la creación, publicación y administración del sitio Web.
• Sitio con dominio propio (.com, .pe, u otro)*El usuario puede contratar el dominio desde el WEBSITE BUILDER o utilizar uno ya existente.
• Espacio total disponible para alojar correos: Capacidad de almacenamiento de los correos electrónicos en el Webmail sin necesidad de descargarlos en una maquina.
• Espacio en disco: Capacidad para subir archivos pesados y agregar información y archivos a al sitio
• Base de datos en el sistema: Toda la información incorporada en el sitio es almacenada en seguras bases de datos respaldadas.
• Herramientas de Marketing del sitio y SEO: Permite aumentar el tráfico del sitio posicionándolo en los buscadores y dándolo a conocer a los contactos. Utilizar las herramientas SEO para posicionar la página y dar una imagen más profesional a tu sitio.
• Y muchos beneficios más.

Plataforma y mecanismos elegidos

En este caso no se uso ningún programa para la elaboración de la página web ya que Negocios en Línea te permite crearlo de forma simple y On-Line, podría parecerse a la administración de un Red Social, lo cual es muy conveniente para “Espada” ya que los mismos dueños podrán administrarla y actualizarla constantemente.

 Servicios de dominio y hosting

Negocios en línea Incluye el registro de dominio y alojamiento hosting a la Web.

Estrategia para generar tráfico.

Para generar el tráfico en la página se incluirá la dirección del sitio web y una dirección de correo electrónico en los siguientes medios:

ü  En tus tarjetas de presentación.

ü  En la fachada de tu negocio.

ü  En los anuncios de publicidad que utilices para promocionar tu negocio.

ü  Redes Sociales.

Comentarios a los primeros días de uso.

El Sr. Pedro estuvo muy contento con el diseño y manejo de la Página Web, inclusive se sintió familiarizado con el manejo ya que lo consideró sencillo y que el mismo se encargaría de actualizarlo sin necesidad que otras personas lo hagan, es más esa labor también se la iba encomendar a su hijo Pedro Maceda (quién también administra la cuenta en Facebook).

SOFTWARE DE GESTIÓN: PROSICAR BAR RESTAURANT 3.3

SOFTWARE DE GESTIÓN: PROSICAR BAR RESTAURANT 3.3

Ventajas de la compra de software vs desarrollo de software para este caso específico

Como estamos hablando de una MYPE lo más conveniente sería comprar un software que más se adecue a sus necesidades; siempre tienen que estar bien asesorados ya que en el mercado actual de Software administrativos hay una gran variedad de estos programas de diferentes precios y/ paquetes que pueden o no adaptarse al giro de negocio de “Espada”.  Además la elaboración podrías ser más costosa  y tardar más tiempo.

Características generales

Precio: Es de 170 euros que en soles serían S/. 658.47 nuevos soles.

Modalidades de pago y/o contratación: La compra se realiza On-line por medio de PAYPAL, se realiza un pago único S/. 658.47 nuevos soles y luego se paga una licencia anual de 30 euros (S/. 116.20 nuevos soles). Y las actualizaciones son anuales por el precio de 9 euros (S/. 35 nuevos soles). El servicio Puesta en marcha es gratuito durante tres meses.

Fabricantes: El fabricante es Prosicar es una firma netamente española cuya actividad principal es el desarrollo, edición y distribución de aplicaciones de software de gestión, su posterior implantación en las empresas y la prestación de aquellos servicios post-venta necesarios para el correcto funcionamiento de las mismas; especializados en la elaboración de software en sectores muy concretos para la pequeña  y mediana empresa como así lo demuestra la gran variedad de productos de gestión comercial.

Características:

• Sistemas Operativos que lo soportan:

ü  Windows XP, Vista y Win7.

ü  Entorno de ventanas MDI.

ü  Multipuesto. Soporte para red local. Funciona en un número ilimitado de puestos de trabajo. Por lo tanto puede ser multiusuario.

ü  Multiempresa: Posibilidad de gestionar hasta 99 empresas diferentes.

ü  Bases de datos de Access. Capacidad para compartir datos con las principales aplicaciones ofimáticas.

• Requisitos de Hardware

ü  TPV Táctil: gran pantalla donde se muestran todas las familias de artículos disponibles. Pinchando en cada familia, se nos muestran todos los artículos que pertenecen a dicha familia con su gráfico correspondiente. Posibilidad de ser usado con una pantalla táctil.

• Es monousuario, no publica información en línea y no revelan los clientes que actualmente usa el sistema.

Necesidad de cambios o afinamientos organizacionales

Los administradores de ambos locales tendrán una capacitación On-Line que les permita tener conocimientos avanzados en computación, para así no necesitar de la creación de un puesto de trabajo de “encargado informático”.

Justificación de la elección de este software

Hemos elegido “Prosicar Bar Restaurante” porque es un software diseñado para llevar toda la gestión hostelera de los negocios relacionados con restaurantes, siendo el que más se adecue a las necesidades de “Turismo Hotel Restaurant Espada”. Además que es de uso fácil y de precios accesible. Con garantía y derecho a reembolso en caso no colme las expectativas.

Características técnicas

Descripción general de funcionamiento

Entre sus características está el control de artículos, almacén, generar tickets, gestión de fichas de clientes y proveedores, control de compras, ventas, tesorería, realizar toda clase de listados personalizados, cierre de caja, recibos, interactuar datos, soporta multiempresa, capacidad para exportar a ContaPlus, etc. 

El programa Prosicar Bar Restaurante viene integrado con una serie de herramientas extras para ayudar en la administración del negocio como un listin telefónico personalizado, agenda, calculadora que permite conversiones a Euros, etc.

Descripción de los módulos

• VENTAS

Posibilidad de ser usado con una pantalla táctil. Incluye una completa gama de artículos ya hechos con sus correspondientes imágenes. Cambio de camareros y de mesas. Cambio de precios y de cantidad. Posibilidad de aplazar y ticket y de ver todos los tickets aplazados. Configuración de todos los dispositivos (impresora de tickets, cajón portamonedas, visor,...).

resupuestos, Facturas ProForma, Pedidos de Clientes, Albaranes y Facturas. Posibilidad de hacer facturas directas, facturar tickets, facturas de un solo cliente a partir de sus albaranes y facturación general de todos los clientes. Búsqueda de artículos selectiva. Búsquedas de precios y descuentos. Posibilidad de convertir un presupuesto a albarán directamente y un albarán a factura directamente. Posibilidad de cambiar la tarifa de venta. Emisión de recibos automáticamente a partir de la forma de pago del cliente. Actualización automática de stock. Posibilidad de modificar o crear sus propios formatos de impresión.

• COMPRAS

Pedidos a Proveedores, Albaranes de Compra y Facturas de Compra. Posibilidad de registrar facturas de compras directamente o a partir de sus albaranes de compra. Búsqueda de artículos selectiva. Búsquedas de precios y descuentos. Posibilidad de convertir un Pedido a Albarán o un Albarán a Factura de Compra directamente. Emisión de pagos automáticamente a partir de la forma de pago del proveedor. Actualización automática de stock. Posibilidad de actualizar automáticamente tarifas de precios en función del último precio de compra.

• ALMACÉN

 Tarifas de precios, control de stock, tabla de descuentos, porcentaje de impuestos, cálculo de beneficio, agrupación de artículos por familias, artículos compuestos, clasificación por tallas y colores, ofertas, página de estadísticas con los totales del artículo, página de acumulados donde se especifican tanto ventas como compras del artículo agrupado por meses, página con gráficos a partir de la información de acumulados y página con una relación de todos los documentos donde aparece el actual artículo.

• CLIENTES

Agrupación de clientes por zonas, representante asociado, forma de pago que usa el cliente, tarifa a usar, tabla de descuentos, tipo de impuestos, banco, riesgo, página de estadísticas con los totales del cliente, página de acumulados y gráficos (al igual que en almacén) y página de documentos con la relación de todos los documentos donde aparece este cliente.

• PROVEEDORES

Forma de pago que usa el proveedor, descuento pronto pago por defecto, tabla de descuentos, tipo de impuestos, página de estadísticas con los totales del proveedor, pagina de acumulados y gráficos con la información de todos los movimientos agrupada por meses y página de documentos con la relación de todos los documentos donde aparece el proveedor.

• TESORERÍA

Fichero de Cajas con páginas de estadísticas, acumuladas y gráficas por meses y relación de documentos. Recibos de Clientes, Pagos a Proveedores, Pagos a Camareros, Ingresos y Gastos.

Formas de captura/ingreso de datos al sistema

PROSICAR

CLIENTES

INGRESO DE SUMINISTROS

CAMAREROS

MESAS

DISEÑO DE SALÓN

ADMINISTRACIÓN POR PANTALLA TÁCTIL

FACTURACIÓN

FACTURAS DE COMPRA

Modelo de reportes que emite, área usuario, frecuencia, objetivo

• Listados de todos los ficheros totalmente configurables. Se pueden elegir los campos a listar, los filtros o condiciones del listado y el orden por cualquier campo. Tipo de letra a elección del usuario. Listados en pantalla, impresora o fichero.

• Impresión de etiquetas totalmente configurables. Se puede especificar el tamaño y la separación entre etiquetas. Tipo de letra a elección del usuario. Etiquetas de artículos con código de barras. Etiquetas de artículos, clientes, proveedores y camareros. Cierre de Caja.

• Informes de almacén: Inventario valorado por coste promedio y valorado por último precio, Ubicación de artículos, Tarifas de precios, Artículos bajo mínimo y artículos sobre máximo, Tarifas de Mano de Obra, Artículos Caducados, Beneficio de Artículos por Familia.

• Informes de tickets: Tickets en Efectivo, Tickets de Tarjeta, Tickets por Camarero, Tickets por Mesa, Tickets por Caja, Tickets de Clientes, Histórico de Cierres de Caja.

• Informes de clientes: Clientes Deudores, Clientes que superan su riesgo máximo, Grandes clientes, Tarifas de clientes, Clientes por zonas.

• Informes de proveedores: Proveedores Acreedores, Proveedores que hemos superado su riesgo, Grandes proveedores.

• Informes de ventas: Libro de facturas emitidas, Presupuestos, pedidos y albaranes pendientes, Facturas pendientes de cobro, Beneficio obtenido el Albaranes y Facturas.

• Informes de compras: Libro de facturas recibidas, Pedidos y albaranes pendientes, Facturas de compra pendientes de pago.

•  Informes de tesorería: Situación de cajas, Recibos y pagos mensuales, Recibos y pagos pendientes.

ANÁLISIS DESDE EL PUNTO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ANÁLISIS DESDE EL PUNTO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Consideraciones de rediseño organizacional

Debido a que la Espada se encuentra en crecimiento en ventas, por el aumento de turismo en Máncora, el control se hace cada vez menos posible por lo que se ha considerado que debe optimizar sus operaciones clave como:

·         La toma de un pedido, ya que no se tiene control de qué y cuanto es lo que han pedido por mesa.

·         La facturación, este proceso está demorando más de lo debido por lo que puede incomodar al cliente.

·         Control de suministros utilizados para los servicios de Restaurant y menaje del Hotel.

Análisis de las funciones y procesos

Registro de Suministros: Inventarios

Restaurant “Espada” no cuenta con un sistema de inventarios que le permita saber cuál es su stock inicial, las  compras realizadas y su consumo; de esta manera poder obtener a fin de cada periodo su stock final y saber qué cantidad debe comprar para el siguiente periodo con la finalidad de no stockearse. Además que le permita hacer seguimiento de la materia prima para evitar los robos. 

Un registro de los productos que brinda a sus clientes, es decir, un catálogo donde nos muestra la descripción del producto, su precio, código del proveedor de éste, etc.

Compras a proveedores

“Espada” no cuenta con un registro de compras que le permita saber el saldo de materia prima con que se cuenta lo que le impide determinar la cantidad de materia a comprar.

El software le permite mantener un registro de cada compra además de enlazar al proveedor a la hoja de registro para contactarlo automáticamente.

Identificación de las operaciones/transacciones básicas por áreas

Toma de Pedido a la carta y Facturación

Habitualmente para la compra de un plato típico el cliente llama al mozo, y este le enseña la carta del menú y le comunica qué platos se encuentran disponibles, el cliente hace el pedido y después  le trae el plato. Ya que ellos no cuentan con ningún sistema no tienen control de los platos vendidos, siendo el único medio de seguimiento las facturas o boletas emitidas.

Con este software lo que se quiere es tener un registro de los clientes frecuentes y de los platos más vendidos, y por lo tanto se podrá administrar de manera más eficiente los suministros de estos platos.

Alquiler de Cuarto de Hotel y Facturación

Sabemos que “Turismo Hotel Restaurant Espada”  cuenta con un hotel ubicado cerca a las instalaciones del restaurant principal, el cual tampoco cuenta con un Software que le permita tener mayor control acerca de las habitaciones disponibles, ni de los clientes frecuentes.

Normalmente un cliente se acerca a caja y solicita una habitación este tiene que decirle al dueño si cuenta con habitación disponible, espera la respuesta de este, y le confirma la habitación disponible.

Descripción de procesos críticos a través del diagrama en bloque

Proceso: Toma de pedido a la Carta

Área de atención                      Área de cocina                                Área de caja

Proceso: Alquiler de cuarto

     Área de atención                         Área de cocina                          Área de caja

Modelado del Sistema (descriptivo, que quisiéramos que haga el sistema)

Lo que se quiere del sistema es que pueda ordenar datos valiosos para “ESPADA” como:

ü  ¿Cuánto se tiene de inventario de Mariscos, Conchas Negras, etc.?

ü  ¿Qué plato sale más en temporada alta, temporada baja, etc.?

ü  ¿Cuál es el promedio de habitaciones alquiladas al mes?

ü  ¿Cuánto se factura al día? Ya que no siempre la caja cuadra.

Para ordenarlos e interpretarlos y  así generar información que pueda ser utilizada de manera útil por los propietarios. Por lo tanto el sistema debe poder:

ü  Clasificar los pedidos por mesa.

ü  Tener un ítem que permita visualizar el comedor.

ü  Tener control de inventarios de suministros.

ü  Clasificar principales, proveedores, clientes, etc.

ü  Generar reportes.

Con esta información que será expresada en reportes podrá ser interpretada por los dueños y así optimizar la toma de decisiones.