SOFTWARE DE GESTIÓN: PROSICAR BAR RESTAURANT 3.3

SOFTWARE DE GESTIÓN: PROSICAR BAR RESTAURANT 3.3

Ventajas de la compra de software vs desarrollo de software para este caso específico

Como estamos hablando de una MYPE lo más conveniente sería comprar un software que más se adecue a sus necesidades; siempre tienen que estar bien asesorados ya que en el mercado actual de Software administrativos hay una gran variedad de estos programas de diferentes precios y/ paquetes que pueden o no adaptarse al giro de negocio de “Espada”.  Además la elaboración podrías ser más costosa  y tardar más tiempo.

Características generales

Precio: Es de 170 euros que en soles serían S/. 658.47 nuevos soles.

Modalidades de pago y/o contratación: La compra se realiza On-line por medio de PAYPAL, se realiza un pago único S/. 658.47 nuevos soles y luego se paga una licencia anual de 30 euros (S/. 116.20 nuevos soles). Y las actualizaciones son anuales por el precio de 9 euros (S/. 35 nuevos soles). El servicio Puesta en marcha es gratuito durante tres meses.

Fabricantes: El fabricante es Prosicar es una firma netamente española cuya actividad principal es el desarrollo, edición y distribución de aplicaciones de software de gestión, su posterior implantación en las empresas y la prestación de aquellos servicios post-venta necesarios para el correcto funcionamiento de las mismas; especializados en la elaboración de software en sectores muy concretos para la pequeña  y mediana empresa como así lo demuestra la gran variedad de productos de gestión comercial.

Características:

• Sistemas Operativos que lo soportan:

ü  Windows XP, Vista y Win7.

ü  Entorno de ventanas MDI.

ü  Multipuesto. Soporte para red local. Funciona en un número ilimitado de puestos de trabajo. Por lo tanto puede ser multiusuario.

ü  Multiempresa: Posibilidad de gestionar hasta 99 empresas diferentes.

ü  Bases de datos de Access. Capacidad para compartir datos con las principales aplicaciones ofimáticas.

• Requisitos de Hardware

ü  TPV Táctil: gran pantalla donde se muestran todas las familias de artículos disponibles. Pinchando en cada familia, se nos muestran todos los artículos que pertenecen a dicha familia con su gráfico correspondiente. Posibilidad de ser usado con una pantalla táctil.

• Es monousuario, no publica información en línea y no revelan los clientes que actualmente usa el sistema.

Necesidad de cambios o afinamientos organizacionales

Los administradores de ambos locales tendrán una capacitación On-Line que les permita tener conocimientos avanzados en computación, para así no necesitar de la creación de un puesto de trabajo de “encargado informático”.

Justificación de la elección de este software

Hemos elegido “Prosicar Bar Restaurante” porque es un software diseñado para llevar toda la gestión hostelera de los negocios relacionados con restaurantes, siendo el que más se adecue a las necesidades de “Turismo Hotel Restaurant Espada”. Además que es de uso fácil y de precios accesible. Con garantía y derecho a reembolso en caso no colme las expectativas.

Características técnicas

Descripción general de funcionamiento

Entre sus características está el control de artículos, almacén, generar tickets, gestión de fichas de clientes y proveedores, control de compras, ventas, tesorería, realizar toda clase de listados personalizados, cierre de caja, recibos, interactuar datos, soporta multiempresa, capacidad para exportar a ContaPlus, etc. 

El programa Prosicar Bar Restaurante viene integrado con una serie de herramientas extras para ayudar en la administración del negocio como un listin telefónico personalizado, agenda, calculadora que permite conversiones a Euros, etc.

Descripción de los módulos

• VENTAS

Posibilidad de ser usado con una pantalla táctil. Incluye una completa gama de artículos ya hechos con sus correspondientes imágenes. Cambio de camareros y de mesas. Cambio de precios y de cantidad. Posibilidad de aplazar y ticket y de ver todos los tickets aplazados. Configuración de todos los dispositivos (impresora de tickets, cajón portamonedas, visor,...).

resupuestos, Facturas ProForma, Pedidos de Clientes, Albaranes y Facturas. Posibilidad de hacer facturas directas, facturar tickets, facturas de un solo cliente a partir de sus albaranes y facturación general de todos los clientes. Búsqueda de artículos selectiva. Búsquedas de precios y descuentos. Posibilidad de convertir un presupuesto a albarán directamente y un albarán a factura directamente. Posibilidad de cambiar la tarifa de venta. Emisión de recibos automáticamente a partir de la forma de pago del cliente. Actualización automática de stock. Posibilidad de modificar o crear sus propios formatos de impresión.

• COMPRAS

Pedidos a Proveedores, Albaranes de Compra y Facturas de Compra. Posibilidad de registrar facturas de compras directamente o a partir de sus albaranes de compra. Búsqueda de artículos selectiva. Búsquedas de precios y descuentos. Posibilidad de convertir un Pedido a Albarán o un Albarán a Factura de Compra directamente. Emisión de pagos automáticamente a partir de la forma de pago del proveedor. Actualización automática de stock. Posibilidad de actualizar automáticamente tarifas de precios en función del último precio de compra.

• ALMACÉN

 Tarifas de precios, control de stock, tabla de descuentos, porcentaje de impuestos, cálculo de beneficio, agrupación de artículos por familias, artículos compuestos, clasificación por tallas y colores, ofertas, página de estadísticas con los totales del artículo, página de acumulados donde se especifican tanto ventas como compras del artículo agrupado por meses, página con gráficos a partir de la información de acumulados y página con una relación de todos los documentos donde aparece el actual artículo.

• CLIENTES

Agrupación de clientes por zonas, representante asociado, forma de pago que usa el cliente, tarifa a usar, tabla de descuentos, tipo de impuestos, banco, riesgo, página de estadísticas con los totales del cliente, página de acumulados y gráficos (al igual que en almacén) y página de documentos con la relación de todos los documentos donde aparece este cliente.

• PROVEEDORES

Forma de pago que usa el proveedor, descuento pronto pago por defecto, tabla de descuentos, tipo de impuestos, página de estadísticas con los totales del proveedor, pagina de acumulados y gráficos con la información de todos los movimientos agrupada por meses y página de documentos con la relación de todos los documentos donde aparece el proveedor.

• TESORERÍA

Fichero de Cajas con páginas de estadísticas, acumuladas y gráficas por meses y relación de documentos. Recibos de Clientes, Pagos a Proveedores, Pagos a Camareros, Ingresos y Gastos.

Formas de captura/ingreso de datos al sistema

PROSICAR

CLIENTES

INGRESO DE SUMINISTROS

CAMAREROS

MESAS

DISEÑO DE SALÓN

ADMINISTRACIÓN POR PANTALLA TÁCTIL

FACTURACIÓN

FACTURAS DE COMPRA

Modelo de reportes que emite, área usuario, frecuencia, objetivo

• Listados de todos los ficheros totalmente configurables. Se pueden elegir los campos a listar, los filtros o condiciones del listado y el orden por cualquier campo. Tipo de letra a elección del usuario. Listados en pantalla, impresora o fichero.

• Impresión de etiquetas totalmente configurables. Se puede especificar el tamaño y la separación entre etiquetas. Tipo de letra a elección del usuario. Etiquetas de artículos con código de barras. Etiquetas de artículos, clientes, proveedores y camareros. Cierre de Caja.

• Informes de almacén: Inventario valorado por coste promedio y valorado por último precio, Ubicación de artículos, Tarifas de precios, Artículos bajo mínimo y artículos sobre máximo, Tarifas de Mano de Obra, Artículos Caducados, Beneficio de Artículos por Familia.

• Informes de tickets: Tickets en Efectivo, Tickets de Tarjeta, Tickets por Camarero, Tickets por Mesa, Tickets por Caja, Tickets de Clientes, Histórico de Cierres de Caja.

• Informes de clientes: Clientes Deudores, Clientes que superan su riesgo máximo, Grandes clientes, Tarifas de clientes, Clientes por zonas.

• Informes de proveedores: Proveedores Acreedores, Proveedores que hemos superado su riesgo, Grandes proveedores.

• Informes de ventas: Libro de facturas emitidas, Presupuestos, pedidos y albaranes pendientes, Facturas pendientes de cobro, Beneficio obtenido el Albaranes y Facturas.

• Informes de compras: Libro de facturas recibidas, Pedidos y albaranes pendientes, Facturas de compra pendientes de pago.

•  Informes de tesorería: Situación de cajas, Recibos y pagos mensuales, Recibos y pagos pendientes.

ANÁLISIS DESDE EL PUNTO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ANÁLISIS DESDE EL PUNTO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Consideraciones de rediseño organizacional

Debido a que la Espada se encuentra en crecimiento en ventas, por el aumento de turismo en Máncora, el control se hace cada vez menos posible por lo que se ha considerado que debe optimizar sus operaciones clave como:

·         La toma de un pedido, ya que no se tiene control de qué y cuanto es lo que han pedido por mesa.

·         La facturación, este proceso está demorando más de lo debido por lo que puede incomodar al cliente.

·         Control de suministros utilizados para los servicios de Restaurant y menaje del Hotel.

Análisis de las funciones y procesos

Registro de Suministros: Inventarios

Restaurant “Espada” no cuenta con un sistema de inventarios que le permita saber cuál es su stock inicial, las  compras realizadas y su consumo; de esta manera poder obtener a fin de cada periodo su stock final y saber qué cantidad debe comprar para el siguiente periodo con la finalidad de no stockearse. Además que le permita hacer seguimiento de la materia prima para evitar los robos. 

Un registro de los productos que brinda a sus clientes, es decir, un catálogo donde nos muestra la descripción del producto, su precio, código del proveedor de éste, etc.

Compras a proveedores

“Espada” no cuenta con un registro de compras que le permita saber el saldo de materia prima con que se cuenta lo que le impide determinar la cantidad de materia a comprar.

El software le permite mantener un registro de cada compra además de enlazar al proveedor a la hoja de registro para contactarlo automáticamente.

Identificación de las operaciones/transacciones básicas por áreas

Toma de Pedido a la carta y Facturación

Habitualmente para la compra de un plato típico el cliente llama al mozo, y este le enseña la carta del menú y le comunica qué platos se encuentran disponibles, el cliente hace el pedido y después  le trae el plato. Ya que ellos no cuentan con ningún sistema no tienen control de los platos vendidos, siendo el único medio de seguimiento las facturas o boletas emitidas.

Con este software lo que se quiere es tener un registro de los clientes frecuentes y de los platos más vendidos, y por lo tanto se podrá administrar de manera más eficiente los suministros de estos platos.

Alquiler de Cuarto de Hotel y Facturación

Sabemos que “Turismo Hotel Restaurant Espada”  cuenta con un hotel ubicado cerca a las instalaciones del restaurant principal, el cual tampoco cuenta con un Software que le permita tener mayor control acerca de las habitaciones disponibles, ni de los clientes frecuentes.

Normalmente un cliente se acerca a caja y solicita una habitación este tiene que decirle al dueño si cuenta con habitación disponible, espera la respuesta de este, y le confirma la habitación disponible.

Descripción de procesos críticos a través del diagrama en bloque

Proceso: Toma de pedido a la Carta

Área de atención                      Área de cocina                                Área de caja

Proceso: Alquiler de cuarto

     Área de atención                         Área de cocina                          Área de caja

Modelado del Sistema (descriptivo, que quisiéramos que haga el sistema)

Lo que se quiere del sistema es que pueda ordenar datos valiosos para “ESPADA” como:

ü  ¿Cuánto se tiene de inventario de Mariscos, Conchas Negras, etc.?

ü  ¿Qué plato sale más en temporada alta, temporada baja, etc.?

ü  ¿Cuál es el promedio de habitaciones alquiladas al mes?

ü  ¿Cuánto se factura al día? Ya que no siempre la caja cuadra.

Para ordenarlos e interpretarlos y  así generar información que pueda ser utilizada de manera útil por los propietarios. Por lo tanto el sistema debe poder:

ü  Clasificar los pedidos por mesa.

ü  Tener un ítem que permita visualizar el comedor.

ü  Tener control de inventarios de suministros.

ü  Clasificar principales, proveedores, clientes, etc.

ü  Generar reportes.

Con esta información que será expresada en reportes podrá ser interpretada por los dueños y así optimizar la toma de decisiones.

DESCRIPCION DE LA EMPRESA

Nombre

“Turismo Hotel Restaurant Espada”

Historia

Pepe Maceda, con visión empresarial, sagacidad y con una fuerte actitud, decide registrar Turismo Restaurant Espada E.I.R.L uno en 1994, con razón social Turismo Restaurant Espada E.I.R.L.  Las cosas marcharon bien e hicieron que Pepe abriera otro local, donde hoy día está ubicado el Espada II, además Pepe logra que la Sra. Rita le venda el histórico local de la Av. Piura 655, bajo la condición que el nombre de Espada.

Turismo Restaurant Espada E.I.R.L hace honor a su tradición y por aquí han pasado artistas, presidentes del Perú, autoridades de diferentes países, personalidades de todo el mundo de la banca y los negocios, en general, así como también turistas que llegan procedentes de diversas naciones a conocer y disfrutar de las playas de Máncora y prueban los exquisitos platos que el Espada les ofrece a base de pescados, langostas y mariscos, platos nacionales e internacionales. 

Últimamente, viendo el explosivo crecimiento del turismo en Máncora, Don Pepe decide fundar “Turismo Hotel Restaurant Espada” dentro de empresa, que ya está registrada en Indecopi. El hotel se ubica en la parte posterior del local Espada II, que tiene una preciosa vista al mar, contando con amplias y cómodas habitaciones, cochera y todos los servicios para el exigente público que los visita.

Ubicación y sucursales:

• El restaurant Espada 1 y Hotel se ubica en la Av. Piura 501 – Máncora.
• El restaurant Espada 2 se ubica en la Av. Piura  565 – Máncora.

Descripción de la empresa:

Misión y visión

• Misión: Satisfacer al cliente mediante los más exquisitos platos y mediante un placentero descanso en nuestro hotel.  
• Visión: Ser líderes brindando el mejor servicio de Hotel y Restaurant de Máncora.

Actividades

Brinda el servicio de Restaurant y Hotelería. Como sabemos posee dos locales en la localidad de Máncora siendo uno de los más visitado por los turistas nacionales e internacionales.  Aproximadamente sus ingresos netos mensuales son  de S/. 15,000 nuevos soles.

Cada restaurant cuenta con 20 mesas de 6 sillas, y el Hotel cuenta con 8 amplias habitaciones con dos camas camarotes y una matrimonial.

Entorno empresarial

• Características del sector

Actualmente el mercado de Máncora está en crecimiento, es una de las playas más visitadas por lo turistas nacionales y del extranjero en todo el año, teniendo su mayor auge de visitas en fiestas de fin de año, fiestas patrias y feriados largos.

• Principales competidores

Máncora por ser  uno de los lugares turísticos más visitado en el Perú posee una gran variedad de Restaurantes y Hoteles.

 En cuanto a hoteles sus principales competidores son: Las Olas, Del Wawa, Máncora Way, El Pirata, etc.

En cuanto a restaurant sus principales competidores son: El faro lounge, Mamífero Restaurant, La casa de playa Restaurant, etc.

Estructura orgánica

• Actualmente las cajeras hacen la labor de administradoras para los restaurantes y el hotel.

• En lo que respecta a la Administración por parte de Sra. Marlene Becerra, se tiene claro quienes realizan las funciones de “vendedor”, “cajero” y “mozos”. Sin embargo, estas últimas funciones se ven “mezcladas” en situaciones donde, por ejemplo, hay mucha afluencia de público.

• Cada restaurant cuenta con 10 mozos y su respectivo personal de limpieza. El restaurant Espada 2 comparte los servicios de limpieza con el Hotel Espada.

Recursos y Capacidades

“Recursos y Capacidades” es una herramienta que permite explicar la ventaja competitiva sostenida y el crecimiento de una empresa asumiendo que estas son heterogéneas al poseer recursos y capacidades únicas.

·         Tangibles

o   Físicos

ü  Transporte: posee una camioneta.

ü  Mobiliario: refrigeradoras, congeladores, mesas, sillas, perchas, equipos de sonido, televisores LCD, menaje,  estantes.

ü  Equipos Informáticos: no posee equipos informáticos.

ü  Locales: 2 restaurantes, uno de ellos comparte local con el Hotel.

o   Financieros

ü  Capital social.

ü  Solvencia económica.

• Intangibles

o   Organizativos

ü  Empresa con posicionamiento en cuanto a Restaurant, aunque cuenta cada vez con competencias de alto nivel.

ü  Buena gestión de compra y de inventarios.

ü  Buena relación con clientes y con proveedores.

o   Humanos

ü  Personal operativo (caja, atención al público) no es especializado. El personal administrativo si es especializado y si tiene motivación (es un negocio familiar).

Sistema de trabajo (tecnología organizacional: como hacen el trabajo, como generan y brindan los productos o servicios)

Espada brinda atención personalizada a sus comensales, cada cliente que llega al restaurant es atendido inmediatamente por un mozo, los platos son preparados por cocineros con experiencia y muy reconocidos en la región. Así mismo la atención en el Hotel también es personalizada y se cumple todo lo que el cliente pide.

Cultura organizacional

A pesar que se tiene una idea del organigrama y de las funciones que cada uno debe desempeñar, algunas veces esto no se cumple (por ejemplo, cuando hay mucha afluencia de público) y la cajera puede hacer la labor de administradora o viceversa.

Cabe resaltar que los dueños no poseen ninguna clase de equipos informáticos, ya que aún no se le plantea un nuevo método administrativo la implementación de un ERP (que será explicado más adelante), pero esto no quiere decir que no estén familiarizados ya que en casa cuentan con laptops y servicio de internet las cuales saben manejarlas muy bien .

Análisis FODA

“Análisis FODA” es una herramienta de análisis estratégico que permite analizar diversos aspectos internos y externos y si estos son positivos o negativos para la empresa. A la siguiente presentación se le añade el punto de vista de necesidades y requerimiento de información y/o automatización.

Fortalezas ü  Amplia gama de platos de la región que incluso otros restaurant no ofrecen. ü  Buenas relaciones comerciales con Proveedores y Clientes exclusivos. ü  Manejo de Promociones y Publicidad a través de la página del Facebook (elaborado por el hijo mayor Pedro Maceda). ü  Realizan el 20% de sus ventas por medio de tarjetas de crédito y de débito, lo que nos indica que si están familiarizados con la tecnología una vez más.

Debilidades ü  El proceso de facturación muchas veces demora, debido a que aún se hace a mano. ü  Muchas veces no se tiene control del pedido de cada mesa.

Oportunidades ü  Ubicado en Máncora, foco de gran número de visitas de turistas. ü  Ubicado en una Avenida principal y de concurrencia. ü  Mercado en constante crecimiento económico. ü  La utilización de los ERP son cada vez más usados por los diversos restaurants, ya que cada vez son más accesibles.

Amenazas ü  Competidores se están ubicando cada vez más cerca, en la misma Avenida principal. ü  La actividad comercial de Máncora se está extendiendo a otras playas como Vishayto, Punta Ballenas, etc. ü  La mayoría de restaurantes y hoteles cuentan con página web y de esta forma aumentan sus promociones y publicidad.

Conclusión estratégica, desde el punto de vista de SI/TI

• Vinculación al Plan Estratégico de la empresa

Espada pretende mejorar sus operaciones administrativas y así mejorar su eficacia, ya que no posee un buen control de inventarios, toma de pedido y facturación a los clientes, por lo que desea implementar un software administrativo que le permita gestionar con facilidad este tipo de procesos.

Así mismo ante la creciente competencia, el Sr. Pedro quiere aumentar su publicidad y promoción y para esto implementará una página web tanto para su restaurant como para su hotel, y así tener mayor acceso a un gran número de turistas interesados en visitar Máncora.

Según la investigación antes expuesta no se elaborará el intranet debido a qué no sería útil para esta empresa ya que cuenta solo con 20 trabajadores, donde 80% está conformado por mozos y cocineros los cuales aportan conocimiento técnico. Pero para enriquecernos información

• Estrategia de SI/TI (porqué requiere incorporar o mejorar SI/TI)

Como se mencionó anteriormente Espada quiere un cambio que le permita manejar sistemas que administren con facilidad la información y así adaptarse a los nuevos cambios en el entorno.

• Estrategia web, si fuera necesaria

A través de la página web se pretende aumentar la  promoción y dar mayor publicidad a los Restaurantes y el Hotel, así mismo se aplicará una serie de estrategias para aumentar el tráfico de la página las cuales de mencionarán más adelante.

INTRODUCCION

INTRODUCCIÓN

El presente es un estudio realizado a la empresa “Turismo Hotel Restaurant Espada, que contiene la siguiente información:

Empezamos con una descripción a la empresa, como la Historia, el rubro que desempeña, sus objetivos y estrategias relacionadas con los Sistemas de la Información y Tecnología de la Información. Además de un breve análisis del entorno empresarial.

Presentamos también un análisis detallado de la empresa desde el punto de vista de Sistema de Información, en cual se hace un análisis de sus procesos, transacciones y puntos críticos.

Pasamos luego a la descripción y análisis del ERP que será integrado a la empresa, mencionado desde el costo hasta la descripción de los módulos. Inmediatamente describimos la Página Web, todo lo relacionado con su elaboración y contenido.

Así, con todo lo visto hasta el momento, hacemos un exhaustiva profundización en las implicancias de la Implementación del ERP y la página Web. Es aquí donde sugerimos implementar ciertas estrategias, de promoción y de publicidad, que van de acuerdo a lo visto hasta el momento en todo el análisis realizado, teniendo en cuenta que criterios que justifiquen la implementación de dichas estrategias.

Presentamos información detallada sobre las estrategias, así como presupuestos, planes de acción, así como estrategia y recomendaciones para su implementación.

Finalmente, enumeramos las conclusiones y recomendaciones más resaltantes, así como claras imágenes que ilustran algunas partes del análisis y que, sobretodo, dan una idea más clara de la estrategias sugeridas.